Manajemen Layanan Sistem Informasi

SECTION 1

PENGANTAR

Manajemen layanan teknologi informasi (Information Technology Servide Management (ITSM)), yaitu metode pengelolaan sistem teknologi informasi yang terpusat pada perspektif konsumen layanan teknologi informasi terhadap bisnis perusahaan. Pada saat sekarang ini, banyak perusahaan yang menggunakan ITSM itu untuk menunjang usaha mereka agar lebih baik lagi. Untuk itu dibutuhkan pengetahuan yang baik tentang memanajemen layanan teknologi informasi itu sendiri.

Beberapa proses dari ITSM itu yaitu:

• Bagaimana menjaga keseimbangan antara bisnis layanan teknologi informasi sesuai dengan apa yang dibutuhkan customer
• Melayani dengan TI yang berkualitas dan dengan harga yang sesuai dengan keefektifan TI yang diberikan
• Membina kerjasama yang baik antara pihak suplier dan customer dengan tidak saling mengecewakan dan dapat memberikan layanan yang terbaik
• Membina dan melayani dengan tingkat kemampuan melayani sebaik- baiknya customer yang nantinya akan mempengaruhi terhadap kepuasan yang akan didapatkan customer tersebut

Manajemen layanan teknologi informasi ini dibutuhkan hampir disemua pihak baik itu user individual, user manajemen, unit non TI ataupun manajemen paling atas. Dalam hal ini, user individual adalah pegawai yang harus dilayani oleh unit TI. Oleh karena itu perusahaan harus bisa menentukan siapa saja yang berhak mendapatkan pelayanan dari unit TI tersebut. Misalnya saja unit penjualan mendapatkan layanan payroll. Namun ia hanya terbatas untuk mengetahui besar payroll yang dibayarkan kepada dia saja, tanpa dia bisa mengetahui gaji ataupun fitur lain dari pegawai lain karena untuk yang itu hanya dikuasai oleh HRD. Untuk itu, keperluan TI dipilih-pilih sesua kebutuhannya saja. Beberapa layanan TI yang digunakan seperti penggunaan komputer,print-sharing,internet maupun software bisnis tertentu.

Di sini juga ada hal yang mempengaruhi tantangan dalam manajemen layanan teknologi informasi, yaitu:

1.      Menjaga jalannya layanan TI setiap saat

2.      Mengoptimalkan biaya TI

3.      Mengelola resiko dan kompleksitas TI

4.      Mencapai kepatuhan hukum dan peraturan

5.      Mengelola perubahan volume yang lebih tinggi

6.      Menyelaraskan layanan TI dengan kebutuhan bisnis

Pelayanan adalah pengelolaan layanan TI sendiri, dan melibatkan sejumlah praktek manajemen untuk memastikan bahwa layanan TI yang disediakan seperti yang disepakati antara Penyedia Jasa dan Nasabah. Pada dasarnya, penyedia layanan harus menawarkan pengguna bisnis dukungan yang memadai. Pelayanan meliputi isu-isu yang harus dipertimbangkan untuk memastikan hal ini.

Layanan Pengiriman dibagi menjadi:

• TI Manajemen Keuangan
• Manajemen TI Kontinuitas
• Kapasitas Manajemen
• Ketersediaan Manajemen
• Service Level Manajemen
• Layanan Meja

ITIL

ITIL atau Information Technology Infrastructure Library adalah suatu rangkaian dengan konsep dan teknik pengelolaan infrastruktur, pengembangan, serta operasi teknologi informasi (TI). ITIL diterbitkan dalam suatu rangkaian buku yang masing-masing membahas suatu topik pengelolaan (TI). Nama ITIL dan IT Infrastructure Library merupakan merek dagang terdaftar dari Office of Government Commerce (OGC) Britania Raya.

Pada 30 Juni 2007, OGC (Office of Government Commerce) menerbitkan versi ketiga ITIL (ITIL v3) yang intinya terdiri dari lima bagian dan lebih menekankan pada pengelolaan siklus hidup layanan yang disediakan oleh teknologi informasi.

Kelima bagian tersebut adalah:

1.     Service Strategy

Inti dari ITIL Service Lifecycle adalah Service Strategy.

Service Strategy memberikan panduan kepada pengimplementasi ITSM pada bagaimana memandang konsep ITSM bukan hanya sebagai sebuah kemampuan organisasi (dalam memberikan, mengelola serta mengoperasikan layanan TI), tapi juga sebagai sebuah aset strategis perusahaan. Panduan ini disajikan dalam bentuk prinsip-prinsip dasar dari konsep ITSM, acuan-acuan serta proses-proses inti yang beroperasi di keseluruhan tahapan ITIL Service Lifecycle.

Topik-topik yang dibahas dalam tahapan lifecycle ini mencakup pembentukan pasar untuk menjual layanan, tipe-tipe dan karakteristik penyedia layanan internal maupun eksternal, aset-aset layanan, konsep portofolio layanan serta strategi implementasi keseluruhan ITIL Service Lifecycle. Proses-proses yang dicakup dalam Service Strategy, di samping topik-topik di atas adalah:

• Service Portfolio Management

• Financial Management

• Demand Management

Bagi organisasi TI yang baru akan mengimplementasikan ITIL, Service Strategy digunakan sebagai panduan untuk menentukan tujuan/sasaran serta ekspektasi nilai kinerja dalam mengelola layanan TI serta untuk mengidentifikasi, memilih serta memprioritaskan berbagai rencana perbaikan operasional maupun organisasional di dalam organisasi TI.

Bagi organisasi TI yang saat ini telah mengimplementasikan ITIL, Service Strategy digunakan sebagai panduan untuk melakukan review strategis bagi semua proses dan perangkat (roles, responsibilities, teknologi pendukung, dll) ITSM di organisasinya, serta untuk meningkatkan kapabilitas dari semua proses serta perangkat ITSM tersebut.

2.     Service Design

Agar layanan TI dapat memberikan manfaat kepada pihak bisnis, layanan-layanan TI tersebut harus terlebih dahulu di desain dengan acuan tujuan bisnis dari pelanggan. Service Design memberikan panduan kepada organisasi TI untuk dapat secara sistematis dan best practice mendesain dan membangun layanan TI maupun implementasi ITSM itu sendiri. Service Design berisi prinsip-prinsip dan metode-metode desain untuk mengkonversi tujuan-tujuan strategis organisasi TI dan bisnis menjadi portofolio/koleksi layanan TI serta aset-aset layanan, seperti server, storage dan sebagainya.

Ruang lingkup Service Design tidak melulu hanya untuk mendesain layanan TI baru, namun juga proses-proses perubahan maupun peningkatan kualitas layanan, kontinyuitas layanan maupun kinerja dari layanan.

Proses-proses yang dicakup dalam Service Design yaitu:

1. Service Catalog Management

2. Service Level Management

3. Supplier Management

4. Capacity Management

5. Availability Management

6. IT Service Continuity Management

7. Information Security Management

3. Service Transition

3.     Service Transition menyediakan panduan kepada organisasi TI untuk dapat mengembangkan serta kemampuan untuk mengubah hasil desain layanan TI baik yang baru maupun layanan TI yang dirubah spesifikasinya ke dalam lingkungan operasional. Tahapan lifecycle ini memberikan gambaran bagaimana sebuah kebutuhan yang didefinisikan dalam Service Strategy kemudian dibentuk dalam Service Design untuk selanjutnya secara efektif direalisasikan dalam Service Operation.

Proses-proses yang dicakup dalam Service Transition yaitu:

1. Transition Planning and Support

2. Change Management

3. Service Asset & Configuration Management

4. Release & Deployment Management

5. Service Validation

6. Evaluation

7. Knowledge Management

4. Service Operation

4.     Service Operation merupakan tahapan lifecycle yang mencakup semua kegiatan operasional harian pengelolaan layanan-layanan TI. Di dalamnya terdapat berbagai panduan pada bagaimana mengelola layanan TI secara efisien dan efektif serta menjamin tingkat kinerja yang telah diperjanjikan dengan pelanggan sebelumnya. Panduan-panduan ini mencakup bagaiman menjaga kestabilan operasional layanan TI serta pengelolaan perubahan desain, skala, ruang lingkup serta target kinerja layanan TI.

Proses-proses yang dicakup dalam Service Transition yaitu:

1. Event Management

2. Incident Management

3. Problem Management

4. Request Fulfillment

5. Access Management

5. Continual Service Improvement

Continual Service Improvement (CSI) memberikan panduan penting dalam menyusun serta memelihara kualitas layanan dari proses desain, transisi dan pengoperasiannya. CSI mengkombinasikan berbagai prinsip dan metode dari manajemen kualitas, salah satunya adalah Plan-Do-Check-Act (PDCA) atau yang dikenal sebagi Deming Quality Cycle

Sebuah perusahaan yang mengimplementasi ITIL secara nyata tentunya mendapat banyak sekali keuntungan, misalnya, pelayanan IT menjadi lebih fokus kepada departemen lainnya di dalam satu perusahaan, biaya lebih efisien dan dapat diatur dengan baik, serta perubahan-perubahan IT yang dapat lebih mudah untuk diatur, dan masih banyak keuntungan lainnya yang pada akhirnya akan berdampak pada income perusahaan itu sendiri.

5.     framework ITIL dikembangkan sejak 1980-an oleh Office of Government Commerce (Departemen Perdagangan) Inggris sebagai guidance bagi organisasi/perusahaan di sana. Pertengahan 1990-an, ITIL diakui dunia menjadi standar de facto di bidang service management. ITIL menyediakan sekumpulan best practice yang lengkap dan konsisten untuk ITSM, serta mempromosikan pendekatan kualitas untuk mencapai efektivitas dan efisiensi organisasi dalam penggunaan sistem informasi. ITIL mencakup 8 aspek, yakni: dukungan layanan, delivery, rencana pengembangan, manajemen infrastruktur TI, manajemen aplikasi, perspektif bisnis, manajemen sekuriti, dan manajemen aset software.

Saat ini ITIL telah memiliki paket materi dan menyediakan kursus pelatihan, ujian dan sertifikasi. Sebagai sebuah framework, ITIL telah memasuki versi terbaru, yaitu ITIL V3 – Service Life Cycle.

Menurut Santosh Nair, Direktur Birlasoft, sebelumnya Birlasoft menggunakan beragam perangkat help desk. Hanya saja, perangkat itu fungsinya terbatas. Semisal, tidak cocok (compliant) dengan proses ITIL; fitur IT Asset Management tidak tersedia sehingga sulit melacak aset; tidak ada fitur untuk persetujuan proses; keterbatasan dalam hal Service Level Agreement ataupun Change Management; tidak ada mesin alur kerja untuk mengotomasi proses; hingga terbatasnya fungsi pelaporan dan notifikasi e-mail. “Semua itu menyebabkan banyak kerja manual, informasi pengguna tidak terlacak secara akurat, kesulitan untuk cocok dengan ITIL dan lisensi software. Akibatnya, ada ketidakpuasan dari para pelanggan dan staf administrasi TI,” ungkap Nair.

Tujuan ITIL

Dengan menyediakan pendekatan sistematis untuk manajemen layanan TI, ITIL dapat membantu sebuah perusahaan dalam cara berikut:

1. Mengurangi biaya
2. Peningkatan layanan TI melalui penggunaan proses-proses praktek terbaik yang telah terbukti meningkatkan kepuasan pelanggan melalui pendekatan yang lebih profesional untuk pelayanan standar dan pedoman
3. Meningkatkan produktivitas
4. Meningkatkan penggunaan keterampilan dan pengalaman
5. Meningkatkan penyampaian layanan pihak ketiga melalui spesifikasi ITIL atau ISO 20000 sebagai standar untuk pengiriman layanan pengadaan jasa.

SECTION 2

Strategi Sistem Informasi

Suatu survei pada 291 executive TI oleh jurnal CIO (Chief Information Officers) menunjukkan suatu perubahandari TI dalam kerjasama perusahaan. Sepertiga executive mengatakan bahwa TI adalah untuk menciptakan strategi bisnis dan dua pertiga lainnya mengatakan bahwa TI untuk menjalankan strategi. Dengan adanya Teknologi informasi diharapkan untuk kontribusi pada strategi bisnis. Sebagian dari executive mengatakan bahwa kontribusi untuk pengembangan strategi adalah lebih penting untuk mereka dan biasanya direktur perusahaan.

Di dalam bisnis, strategi adalah suatu rancangan untuk membantu suatu organisasi mengalahkan pesaing nya dan strategi bisnis dapat menciptakan peluang baru.

Meskipun banyak system informasi di bangun untuk memecahkan masalah, banyak juga yang lain dibangun untuk meraih peluang. Sistem informasi yang membantu meraih peluang disebut Strategi Sistem Informasi. Strategi ini dapat dikembangkan sejak awal mula, atau dapat dikembangkan dari strategi system informasi yang telah ada pada organisasi. Strategi sistem informasi dapat memperoleh pelanggan sebanyak-banyaknya dengan memberikan pelayanan sesuai keinginan pelanggan. Teknologi Informasi berperan penting dalam kontribusinya pada strategi bisnis

IT sebagai alat strategis. Di Tahun 2006 survei dari 408 para chief information officers oleh Majalah CIO mengungkapkan suatu fakta menarik. 52 % CIO yang disurvei, bahwa dalam perusahaan mereka, unit IT (Information Technology) telah dipandang sebagai suatu organisasi strategis. 48% lainnya IT di dalam organisasi mereka dipandang sebagai dukungan atau fungsi mengorganisir. Menariknya adalah semakin kecil organisasi ( dalam hal pendapatan), semakin baik pula IT (information technology) dipandang sebagai suatu yang strategis.

Pencapaian Keunggulan Kompetitif

8 Metode dasar untuk mendapatkan keunggulan kompetitif

1. Mengurangi biaya

· Perusahaan dapat unggul jika menjual lebih banyak unit pada harga yang lebih rendah dari pesaing dengan peningkatan mutu dan pengelolaan yang baik atau meningkatkan profit margin.

2. Meningkatkan tantangan untuk memasuki pasar

· Perusahaan dapat unggul jika menghambat pesainganya untuk masuk ke pasar secara bebas,.Misalnya, Perusahaan tersebut berhak mendapat perlindungan hukum dari hak kekayaan intelektual seperti penemuan atau karya seni yang tidak digunakan secara bebas oleh pesaing.

3. Membangun biaya pengalihan yang tinggi

· Biaya pengalihan ialah biaya yang terjadi ketika pelanggan berhenti membeli produk dan jasa dari satu bisnis dan mulai membeli barang tersebut dari bisnis yang lain. Biaya pengalihan dapat berupa eksplisit, seperti meminta bayaran dari penjual pada pelanggan yang membatalkan kontrak. Dan implicit, seperti biaya tidak langsung dari waktu dan uang yang dihabiskan untuk produk baru yang bersaing dengan produk lama. Tingginya biaya pengalihan sering diterapkan ketika perusahaan menggunakan software yang mahal.

4. Menciptakan produk atau jasa yang baru

· Kemampuan untuk menciptakan produk atau jasa yang baru dan unik yang dibutuhakan oleh banyak orang dan organisasi memberikan perusahaan sebuah keunggulan kompetitif yang sangata besar. eBays sukses mendemontrasikan keunggulan strategi sebagai pioneer, sebuah organisasi yang pertama kali menawarkan produk atau jasa yang memiliki merek yang superior, teknologi dan pengiriman yang lebih baik dari pesaingnya.

5. Diferensiasi produk dan jasa

· Gunakan system informasi untuk menggunakan produk dan jasa baru, atau mengubah kenyamanan pelanggan dalam menggunakan produk dan jasa yang telah ada. Sebagai contoh ,Google terus memperkenalkan jasa pencarian baru dan unik pada situs Webnya, seperti google Maps. Dan Apple menciptakan iPod pemutar music digital portable yang unik, ditambah dengan layanan music Web online.

6. Meningkatkan kualitas produk dan jasa

· Sebuah Organisasi dapat meningkatkan produk dan jasa yakni dengan menambah sesuatu pada produk atau jasa untuk meningkatkan nilai bagi pelanggan. Misalnya perusahaan produk mobil Mercedez Benz menawarkan periode garansi yang lebih lama dan interior mobil yang lebih nyaman serta body mobil yang dapat melindungi penggunanya lebih baik jika terjadi kecelakaan.

7. Membangun aliansi

· Gunakanlah sistem informasi untuk mempererat hubungan dengan pemasok dan kembangkan keakraban dengan pelanggan, misalnya Crysler Corporation menggunakan SI untuk memfasilitasi akses langsung dari pemasok terhadap jadwal produksi. Dan Amazon.com menjaga jejak preferensi pengguna untuk pembelian buku dan CD, dan dapat merekomendasikan judul yang dibeli orang lain kepada pelanggannya.

8. Mengikat supplier dan pembeli

· Organisasi dapat mencapai keunggulan kompetitif jika mereka cukup kuat mengikat supplier untuk melakukan operasi mereka atau pembeli untuk membeli produk mereka. Kekuatan tawar menawar merupakan kemampuan untuk mempengaruhi pembeli dan supplier, dan juga pembelinya harus memperhatikan dan mendengarkan mereka dengan menggunakan taktik.

Penerapan TI dalam organisasi perlu dikontrol karena investasi bidang TI relatif sangat mahal; meliputi biaya pengadaan/implementasi, biaya operasional, dan biaya pemeliharaan bahkan termasuk biaya untuk sistem-sistem yang tidak berhasil. Tata kelola TI juga diperlukan karena seringkali anggaran TI tersebar/terisolasi di berbagai satuan kerja organisasi. Selain itu, dampak kegagalan investasi bidang TI (risiko) berpotensi mematikan kelangsungan bisnis.

Terdapat gejala-gejala tidak terkontrolnya TI yang dapat diidentifikasi sebagai berikut:

·        manajemen bisnis dan manajemen TI jarang atau tidak saling berkomunikasi,

·        pimpinan unit TI tidak memahami kebutuhan bisnis,

·        pimpinan unit bisnis tidak memahami potensi inovasi berbasis TI,

·        pimpinan unit bisnis tidak memiliki rasa memiliki terhadap inisiatif TI,

·        pengelolaan TI terlalu birokratis dan lambat untuk mengakomodasi kebutuhan bisnis,

·        implementasi-implementasi TI sering gagal dalam memenuhi kebutuhan bisnis atau terlambat dalam penyelesaiannya dan melampaui anggaran yang disediakan,

·        risiko pemanfaatan TI tidak dipahami atau dikelola secara efektif sebagai bagian dari risiko bisnis,

·        kegagalan unit TI organisasi untuk mematuhi ketentuan regulator atau kontrak dengan penggunanya, dan

·        tolok ukur keberhasilan unit TI dipandang tidak ada artinya bagi unit bisnis pengguna.

SECTION 3

Empat Strategi Penyedia Layanan TI : 

Strategi Pengelolaan Aset

Strategi adalah rencana tingkat umum yang ditetapkan oleh manajemen sebagai panduan bagaimana organisasi bermaksud untuk mencapai tujuan-tujuannya. Sedangkan strategi manajemen aset adalah proses yang berkelanjutan untuk menentukan rentang dan tingkat aset yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan strategis (Clarence Valley Council, 2007). Review manajemen aset strategis adalah awal dari sebuah proses peningkatan manajemen aset yang berkelanjutan untuk memastikan manajemen yang mampu memberikan layanan yang berkualitas. Hal ini dapat dibangun secara efektif dengan manajemen aset yang mengkombinasikan manajemen, keuangan, ekonomi, teknik dan praktek lainnya untuk aset tersebut.

Layanan desain adalah kegiatan perencanaan dan pengorganisasian orang , infrastruktur , komunikasi dan komponen material layanan dalam rangka meningkatkan kualitas dan interaksi antara penyedia layanan dan pelanggan . 

Tujuan dari metodologi desain layanan adalah untuk merancang sesuai dengan kebutuhan pelanggan atau peserta , sehingga layanan ini , kompetitif dan relevan kepada pelanggan user-friendly.

Kelima elemen kunci itu adalah sebagai berikut.

Elemen 1 : Reliabilitas

Aspek ini mencerminkan kemampuan untuk memberikan apa yang dijanjikan – dengan andal dan tepat serta akurat. Sebagai misal apakah ketika kita berlanggan akses internet cepat Speedy, mereka mampu memberikan layanan sesuai dengan yang diiklankan – yakni cepat, dan koneksi tidak pernah putus.

Elemen 2 : Assurance

Aspek ini mencerminkan kemampuan untuk memberikan sesuatu yang dapat dipercaya (terjamin keandalannya). Strategi tindakan untuk mengembangkan assurance adalah : berikan layanan yang asertif dengan menggunakan teknik komunikasi yang positif dan menjelaskan produk dan service secara tepat

Elemen 3 : Tangibel

Aspek ini berkaitan dengan aspek fasilitas fisik/peralatan serta penampilan personal dari penyedia layanan. Strategi tindakan yang layak dilakukan antara lain adalah menjaga ruang kerja – apalagi yang langsung berhadapan dengan pelanggan — agar tetap rapi. Lalu susunlah barang-barang dengan teratur serta berperilaku dan berpakaian secara profesional

Elemen 4 : Empati.

Aspek ini berkaitan dengan tingkat kepedulian dan perhatian individu yang diberikan kepada pelanggan. Strategi tindakan yang dapat dilakukan antara lain adalah 1)mendengarkan secara aktif pesan yang disampaikan pelanggan; 2) menempatkan diri anda dalam posisi mereka dan 3) merespon secara tepat guna menjawab keinginan yang menjadi perhatian mereka

Elemen 5 : Responsif

Aspek ini mencerminkan kemampuan untuk membantu pelanggan dan memberikan layanan yang cepat/responsif. Agar mampu bersikpa responsif, maka kita perlu menampilkan sikap positif atau “can-do attitude” ; serta mengambil langkah dengan segera untuk membantu pelanggan, dan memenuhi kebutuhan mereka.