Perubahan dan Perkembangan Organisasi

Faktor Perubahan Organisasi

Sebuah perubahan dan pengembangan dapatlah terjadi pada apapun dan siapapun tidak terkecuali dengan organisasi. Tidak banyak individu atau organisasi menyukai adanya perubahan, namun perubahan tidak dapat dihindari namun harus di hadapi.

Faktor perubahan dapat terjadi karena 2 faktor, yaitu faktor internal dan faktor eksternal.

Faktor internal
adalah segala keseluruhan faktor yang ada di dalam organisasi dimana factortersebut dapat mempengaruhi organisasi dan kegiatan organisasi.
Adalah penyebab perubahan yang berasal dari dalam organisasi yang bersangkutan, yang dapat berasal dari berbagai sumber.
Problem yang sering timbul berkaitan dengan hubungan sesame anggota organisasi pada umumnya menyangkut masalah komunikasi dan kepentingan masing-masing anggota.
Proses kerja sama yang berlangsung dalam organisasi juga kadang-kadang merupakan penyebab dilakukannya perubahan. Problem yang timbul dapat menyangkut masalah system kerjasamanya dan dapat pula menyangkut perlengkapan atau peralatan yang digunakan. Sistem kerja sama yang terlalu birokratis atau sebaliknya dapat menyebabkan suatu organisasi menjadi tidak efisien.System birokrasi (kaku) menyebabkan hubungan antar anggota menjadi impersonal yang mengakibatkan rendahnya semangat kerja dan pada gilirannya produktivitas menurun, demikian sebaliknya. Perubahan yang harus dilakukan akan menyangkut struktur organisasi yang digunakan.

Contoh Faktor Internal :
a. Perubahan kebijakan lingkungan
b. Perubahan tujuan
c. Perluasan wilayah operasi tujuan
d. Volume kegiatan bertambah banyak
e. Sikap & perilaku dari para anggota organisasi.


Faktor eksternal
adalah segala keseluruhan faktor yang ada di luar organisasi yang dapat mempengaruhi organisasi dan kegiatan organisasi. Beberapa factor tersebut antara lain : Politik, Hukum , Kebudayaan, Teknologi, Sumber alam, Demografi dan sebagainya.
Adalah penyebab perubahan yang berasal dari luar, atau sering disebut lingkungan. Organisasi bersifat responsive terhadap perubahan yang terjadi di lingkungannya. Oleh karena itu, jarang sekali suatu organisasi melakukan perubahan besar tanpa adanya dorongan yang kuat dari lingkungannya. Artinya, perubahan yang besar itu terjadi karena lingkungan menuntut seperti itu. Beberapa penyebab perubahan organisasi yang termasuk faktor ekstern adalah perkembangan teknologi, faktor ekonomi dan peraturan pemerintah.

Contoh Faktor Eksternal :
a. Politik
b. Hukum
c. Kebudayaan
d. Teknologi
e. Sumber daya alam
f. Demografi
g. Sosiologi

sumber : http://honeyzharratih.blogspot.co.id/2012/01/faktor-faktor-perubahan-dan.html

Ciri-ciri Pengembangan Organisasi

Pengembangan organisasi yang efektif memiliki ciri-ciri sebagai berikut :

1. Merupakan strategi terencana dalam mewujudkan perubahan organisasional, yang memiliki sasaran jelas berdasarkan diagnosa yang tepat dan akurat tentang permasalahan yang dihadapi oleh suatu organisasi.
2. Merupakan kolaborasi antara berbagai pihak yang akan terkena dampak perubahan yang akan terjadi terhadap suatu organisasi.
3. Menekankan cara-cara baru yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja seluruh organisasi dan semua satuan kerja dalam organisasi.
4. Mengandung nilai humanistik dimana pengembangan potensi manusia menjadi bagian terpenting.
5. Menggunakan pendekatan komitmen sehingga selalu memperhitungkan pentingnya interaksi, interaksi dan interdependensi antara organisasi sau dengan organisasi yang lainnya.

6. berbagai satuan kerja sebagai bagian integral di suasana yang utuh.
7. Menggunakan pendekatan ilmiah dalam upaya meningkatkan efektivitas organisasi.

Apabila selama ini kita hanya mengenal pembelajaran pada tingkat individu dan kelompok, maka perkembangan manajemen telah mengenal pembelajaran organisasi (learning organization), yang secara sederhana dapat diartikan sebagai :

Organisasi yang secara terus menerus melakukan perubahan diri agar dapat mengelola pengetahuan lebih baik lagi, memanfaatkan tekhnologi, memberdayakan sumber daya, dan memperluas area belajarnya agar mampu bertahan di lingkungan yang selalu berubah.

sumber : http://kanissaputri.blogspot.co.id/2013/11/ciri-ciri-pengembangan-organisasi.html

Metode Pengembangan Organisasi

Latihan Kepekaan/ Sensitivity Training
Latihan kepekaan ini merupakan metode awal dari perubahan prilaku, melalui interaksi kelompok yang tak terstruktur, dimana setiap anggota dalam kelompok diajak berkumpul bersama dalam suasana yang bebas dan terbuka dimana setiap partisipan mendiskusikan diri mereka sendiri dan proses interaksi mereka. Dengan latihan kepekaan ini mendorong setiap anggota memiliki kesadaran dan kepekaan terhadap diri sendiri dan orang lain, meningkatkan empati kepada orang lain, meningkatkan listening skill atau keahlian dalam mendengarkan pendapat orang lain, meningkatkan keterbukaan dan toleransi kepada orang lain.
Pendekatan Survey Umpan Balik/ Survey Feedback Approach
Alat yang dapat dipergunakan untuk menilai prilaku dari anggota sebuah organisasi dan mengindentifikasi jarak perbedaan diantara persepsi dari masing-masing anggota adalah dengan menggunakan survey feedback dimana setiap anggota dapat berpartisipasi didalamnya. Hasil dari survey ini kemudian ditabulasikan dan dianalisa. Pendekatan ini kemudian dapat memberikan informasi yang bermanfaat mengenai prilaku karyawan untuk pengambilan keputusan. Namun bagaimana pun, kita mengatuhi bahwa setiap individu dipengaruhi oleh banyak faktor ketika mereka merespon survey tersebut. Hal inilah yang harus dimonitor oleh manajemen.
Proses Konsultasi
Proses konsultsi adalah sebuah pertemuan antara sebuah konsultan dengan client untuk memahami proses pengembangan organisasi yang dilakukan dimana seseorang (karyawan) harus mengatasi dan mengindentifikasi hal-hal apa saja yang perlu diperbaiki atau ditingkatkan. Konsultan dan client ini bukan hanya berarti pihak ketiga, tetapi juga bisa jadi antara karyawan dengan atasan langsungnya. Proses konsultasi ini hampir mirip dengan latihan kepekaan, namun pada latihan kepekaan lebih menekankan kepada tugas, sedangkan proses konsultasi lebih kepada memberikan pemahaman. Dengan lebih paham, maka diharapkan tingkat penolakan akan lebih dapat berkurang.
Membangun Tim
Setiap organisasi pada dasarnya sangat mengandalkan pada sekumpulan orang untuk dapat menyelesaikan tugas secara kelompok. Proses pembangunan ttim menggunakan interaksi yang sangat tinggi dalam aktivitas sebuah kelompok untuk meningkatkan kepercayaan dan keterbukaan diantara sesama anggota tim, meningkatkan kemampuan untuk berkoordinasi dan meningkatkan performa tim. Jadi proses membangun tim ini dilakukan dengan meningkatkan interaksi diantara sesama anggotanya.
Pengembangan Antar Kelompok
Salah satu area yang mendapatkan penekan yang penting dalam pengembangan organisasi adalah mencegah terjadi konflik yang disfungsional (konflik yang tidak produktif) yang terjadi diantara kelompok. Pengembangan antar kelompok atau intergroup development bertujuan untuk merubah prilaku, stereotype, dan perspesi tentang kelompok lain. Contoh misalkan unit bisnis menganggap (stereotype) unit financial sebagai sekumpulan orang-orang yang kaku, tidak memahami dinamika bisnis. Tujuan utama adalah untuk meningkatkan hubungan antara satu kelompok dengan kelompok lainnya.
Appreciative Inquiry
Appreciative inquiry bertujuan untuk mengidentifikasi kualitas-kualitas yang unik dan kekuatan yang istimewa yang dimiliki oleh sebuah organisasi, yang kemudian dapat menjadi dasar untuk peningkatan performa atau kinerja. Metode ini sedikit berbeda dengan metode pengembangan organisasi yang lain karena appreciative inquiry tidaklah menekankan pada permasalahan-permasalahan yang terjadi, tetapi menekankan pada kesuksesan sebuah organisasi.
Appreciative Inquiry terdiri dari 4 tahap. Tahap yang pertama adalah discovery yakni mengidentifikasi apa yang karyawan pikir tentang kekuatan yang dimiliki oleh organisasi. Tahap berikutnya adalah design, dimana karyawan memprediksi masa depan yang memungkinkan bagi organisasi berdasarkan informasi yang diterima pada tahap discovery. Setelah melakukan tahap discovery dan design, selanjutnya beralih kepada tahap design untuk menemukan visi yang sama tentang masa depan organisasi dan menyetujui kualitas unik yang dimiliki oleh organisasi. Tahap yang terakhir adalah destiny yakni menentukan cara-cara untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan pada tahap dream.

sumber : https://fakhrurrojihasan.wordpress.com/2015/08/06/6-metode-pengembangan-organisasi/

Komunikasi dan Organisasi

Definisi Komunikasi 

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi (pesan, ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain. Pada umumnya, komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik badan, menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan kepala, mengangkat bahu. Cara seperti ini disebut komunikasi nonverbal.

sumber : https://id.wikipedia.org/wiki/Komunikasi#Komunikasi

Unsur-unsur Komunikasi 

1.    Sumber, Semua peristiwa komunikasi akan melinatkan sumber sebagai pembuat atau pengirim ineormasi. Dalam komunikasi antarmanusia, sumber bisa terdiri dari satu orang, tetapi bisa juga dalam bentuk kelompok misalnya partai, organisasi atau lembaga. Sumber sering disebut pengirim, komunikator atau dalam bahasa Inggrisnyadisebut source, sender, atau encoder.

2.    Pesan, Pesan yang dimaksud dalam proses komunikasi adalah sesuatu yang disampaikan pengirim kepada penerima. Pesan dapat disampaikan dengan cara tatap muka atau melalui media komunikasi. Isinya bisa berupa ilmu pengetahuan, hiburan, informasi, nasihat atau propaganda. Dalam bahasa inggris pesan biasanya diterjemahkan dengan kata massage, content atau informasi (Hafied Cangara, 2008;22-24).

3.    Media, Media adalah alat sarana yang digunakan untuk menyampaikan pesan dari komunikator kepada khalayak. Ada beberapa pakar psikologi memandang bahwa dalam komunikasi antarmanusia, media yang paling dominan dalam berkomunikasi adalah pancaindra manusia seperti mata dan teliga. Pesan-pesan yang diterima pancaindra selanjutnya diproses dalam pikiran manusia untuk mengontrol dan menentukan sikapnya terhadap sesuatu, sebelum dinyatakan dalam tindakan. Akan tetapi, media yang dimaksud dalam buku ini, ialah media yang digolongan atas empat macam, yakni: Media antarpribadi, untuk hubungan perorang (antarpribadi) mediayang tepat digunakan ialah kurir /utusan, surat, dan telpon. Media kelompok, Dalam aktivitasa komunikasi yang melibatkan khlayak lebih dari 15 orang, maka mediakomunikasi yang banyak digunakan adalah media kelompok, misalnya, rapat, seminar, dan konperensi. Rapat biasanya digunakan untuk membicarakan hal-hal penting yang dihadapi oleh suatu organisasi. Seminar adalah media komunikasi kelompok yang biasa dihadiri 150 orang. Konferensi adalah media komunikasi yang dihadiri oleh anggota dan pengurus dari organisasi tertentu. Ada juga orang dari luar organisasi, tapi biasanya dalam status peninjau. Media publik, kalau khalayak lebih dari 200-an orang, maka media komunikasi yang digunakan biasanya disebut media publik. Misalnya rapat akbar, rapat raksasa dan semacamnya. Media massa, jika khalayak tersebar tanpa diketahui di mana mereka berada, maka biasanya digunakan mediamassa. Media massa adalah alat yang digunakan dalam penyampaian pesan dari sumber kepada khalayak (penerima) dengan menggunakan alat-alat komunikasi mekanis seperti surat kabar, film, radio, dan televisi (Hafied Cangara, 2008;123-126).

4.    Penerima, Penerima adalah  pihak yang menjadi sasaran pesan yang dikirim oleh sumber.  Penerima bisa terdiri satu orang atau lebih, bisa dalam bentuk kelempok, partai atau negara. Penerima biasa disebut dengan berbagai macam istilah, seperti khalayak, sasaran, komunikan, atau dalam bahasa Inggris disebut audience ataureceiver. Dalam proses komunikasi telah dipahami bahwa keberadaan penerima adalah akibat karena adanya sumber. Tidak adanya penerima jika tidak ada sumber. Penerima adalah elemen penting dalam proses komunikasi, karena dialah yang menjadi sasaran dari komunikasi. Jika suatu pesan tidak diterima oleh penerima, akan menimbulkan berbagai macam masalah yang sering kali menuntut perubahan, apakah pada sumber, pesan, atau saluran.

5.    Pengaruh atau efek, Pengaruh atau efek adalah perbedaan antara apa yang dipikirkan, dirasakan, dan dilakukan oleh penerima sebelum dan sesudah menerima pesan. Pengaruh ini biisa terjadi pada pengetahuan, sikap dan tingkah laku seseorang. Oleh karena itu, pengaruh bisa juga diartikan perubahan atau pengetahuan, sikap, dan tindakan seseorang sebagai akibat penerimaan pesan (Hafied Cangara, 2008;22-27).

sumber : https://amirlahjeni.wordpress.com/2012/03/30/unsur-unsur-komunikasi/

Menyalurkan Ide Melalui Komunikasi

Dalam menyalurkan solusi dan ide melalui komunikasi harus ada si pengirim berita (sender) maupun si penerima berita (receiver). Solusi-solusi yang diberikan pun tidak diambil seenaknya saja, tetapi ada penyaringan dan seleksi, manakah solusi yang terbaik yang akan diambil, dan yang akan dilaksanakan oleh organisasi tersebut agar mencapai tujuan, serta visi, misi suatu organisasi.

Akan tetapi dalam prakteknya proses komunikasi harus melalui tahapan-tahapan yang kadang-kadang tidak begitu mudah. Adapun tahapan-tahapan tersebut adalah sebagai berikut:

1.    Ide (gagasan) => Si Sender

2.    Perumusan
Dalam perumusan, disini ide si sender disampaikan dalam kata-kata.

3.    Penyaluran (Transmitting)
Penyaluran ini adalah bisa lisan, tertulis, mempergunakan symbol, atau isyarat dsb.

4.    Tindakan
Dalam tindakan ini sebagai contoh misalnya perintah-perintah dalam organisasi dilaksanakan.

5.    Pengertian
Dalam pengertian ini disini kata-kata si sender yang ada dalam perumusan tadi menjadi ide si receiver.

6.    Penerimaan
Penerimaan ini diterima oleh si penerima berita (penangkap berita).

sumber : https://idadwiw.wordpress.com/2011/12/19/bagaimana-menyalurkan-ide-melalui-komunikasi/

Hambatan-hambatan Komunikasi 

Faktor hambatan yang biasanya terjadi dalam proses komunikasi, dapat dibagi dalam 3 jenis sebagai berikut:

a.       Hambatan Teknis
Hambatan jenis ini timbul karena lingkungan yang memberikan dampak pencegahan terhadap kelancaran pengiriman dan penerimaan pesan. Dari sisi teknologi, keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi, akan semakin berkurang dengan adanya temuan baru di bidang teknologi komunikasi dan sistim informasi, sehingga saluran komunikasi dalam media komunikasi dapat diandalkan serta lebih efisien.

b.      Hambatan Semantik
Gangguan semantik menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau idea secara efektif. Definisi semantik adalah studi atas pengertian, yang diungkapkan lewat bahasa. Suatu pesan yang kurang jelas, akan tetap menjadi tidak jelas bagaimanapun baiknya transmisi.